Comment organiser un voyage d’affaire ?

Une grande partie de la gestion d’une entreprise comprend l’organisation de voyages d’affaires et vous souhaitez probablement qu’ils se déroulent le mieux possible. Avoir un voyage d’affaires bien organisé crée une bonne impression et aura une influence sur la façon dont les clients potentiels vous voient. Tout le monde vit dans un monde très numérique, cela permet de communiquer sans souci sur différents fuseaux horaires. Cependant, il est toujours essentiel de voyager pour rencontrer les clients face-à-face. Si vous obtenez une grosse affaire ou essayez d’établir une relation d’affaires durable, rien ne battra le voyage d’affaires parfait.

Faire les arrangements avant tout

Il est important de bien planifier un voyage d’affaires, que vous soyez en voyage professionnel ou que vous soyez le responsable du voyage d’affaires. Vous devez toujours vous assurer que vous êtes pleinement conscient et comprenez la politique de voyage de l’entreprise. N’oubliez pas que vous planifiez le voyage d’affaires parfait, pas les vacances parfaites. Cela signifie qu’il est essentiel de se conformer à toutes les politiques. Vous devez penser à la façon dont vous vous déplacez d’un endroit à l’autre et à tout le reste. Voir sur voyage-incentive.info pour plus d’informations.

Que vous voyagiez en ACS, en train, en bateau ou en voiture de location, vous devrez tenir compte des temps de trajet, des coûts et des assurances. Il est important de ne pas oublier les petits détails, assurez-vous d’avoir toutes les informations sur la distance et le temps qu’il faut pour parcourir chaque mode de transport ainsi que le trajet principal. Avez-vous besoin de réserver des bagages ? Avez-vous besoin d’une assurance ? Quels papiers sont nécessaires ? Assurez-vous de toujours utiliser plusieurs sources lors de la réservation, recherchez des offres et soyez toujours pleinement conscient des budgets de l’entreprise. 

Les voyages d’affaires peuvent consister à impressionner un client, quoi de plus impressionnant que de se présenter dans une limousine ? Par exemple, si vous organisez votre limousine pour un voyage d’affaires, vous impressionnerez certainement un client potentiel. Arrivez dans une limousine, emmenez votre client dans un restaurant chic et vous auriez la chance de remporter un gros contrat. Plus vous faites vos préparatifs avec soin, plus le voyage se déroulera en douceur, pensez à des choses comme si le Wifi est disponible en déplacement ou devez-vous arriver un jour à l’avance en raison de mauvais horaires de vol ? Cela signifie que vous vous sentirez plus confiant et détendu lorsque vous assisterez à ces réunions très importantes.

Choisir son logement

Le travail de préparation est seulement là où la planification commence. Vous devez également vous assurer de choisir le meilleur hébergement en fonction de vos besoins. Essayez de trouver un logement à proximité de toutes les réunions afin de réduire le risque de trouver des endroits ou des choses telles que la circulation qui vous gênent. Essayez de ne pas vous laisser entraîner dans la réservation de quelque chose d’aussi luxueux, vous voulez que ce soit agréable, mais cela doit seulement servir un but, encore une fois, rappelez-vous qu’il ne s’agit pas d’un voyage professionnel. Vous devez prendre en compte les distances, les transports locaux, et même des aspects tels que la disponibilité du Wifi dans l’hôtel au moment de prendre votre décision. Vous constaterez peut-être que votre entreprise a déjà préféré des hôtels, cela pourrait signifier une meilleure offre, car ils sont normalement négociés à l’avance. Lorsque vous choisissez un hôtel, assurez-vous de porter une attention particulière aux installations disponibles. Vous ne voulez pas constater qu’il n’y a pas de disponibilité Wifi, qu’il n’est pas inclus dans les coûts ou que le petit-déjeuner est servi trop tard, car il est plus adapté aux touristes. Le service d’étage 24 heures sur 24 est une bonne idée pour des voyages d’affaires, si souvent vous pouvez arriver en retard/tôt à votre destination en raison des économies de frais de voyage.

Organisez tous vos documents de voyage

Les documents de voyage professionnel sont un élément essentiel de tout voyage, et encore plus lors d’un voyage d’affaires. Tout le temps et les efforts consacrés à la planification seront perdus si vous oubliez les documents essentiels dont vous aurez besoin pour votre voyage. Vous devez vous assurer d’avoir des documents importants qui incluent :

  • Un passeport valide pour les voyages internationaux ;
  • Tous les visas requis ;
  • Titres de transport pour tout transport ;
  • Contrats de location de voiture, permis de conduire, carte de crédit d’entreprise et preuve d’assurance ;
  • Photo d’identité ;
  • Preuve de réservation pour les hôtels, etc.
  • Documents de transfert.

Créer un itinéraire

Pour que tout voyage d’affaires soit un succès, vous devez avoir un itinéraire en place. Il garde le contrôle de tout le voyage. Et ce, depuis le départ des transports, votre réservation d’hôtel jusqu’aux noms des clients que vous rencontrez. Que vous organisiez le voyage pour quelqu’un d’autre ou pour vous-même, assurez-vous d’ajouter un peu de temps pour vous détendre et pour toute réunion susceptible de déborder ou de prendre du retard. Il est également bon de partager un itinéraire avec quelqu’un d’autre afin qu’il sache où vous êtes censé être et quand vous ne pouvez pas être joignable.

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